Communiquer par voie numérique auprès de la communauté éducative

Transcription

Messagerie de l’ENT, de Pronote, cahier de texte, webmail de l’académie, réseaux sociaux… Qu’il s’adresse à l’administration, à l’académie, à ses collègues, ses élèves, ou même aux parents d’élèves, chaque enseignant dispose de nombreux outils pour communiquer. Face à tous ces canaux de communication, c’est parfois difficile de s’y retrouver…

Quel canal choisir en fonction de ses interlocuteurs ?

Quelles sont les bonnes pratiques selon chacun d’eux ?

Comment protéger les données personnelles de chacun ?

C’est ce que nous allons voir dans cette vidéo.

L’outil de communication numérique le plus évident est le mail. Un enseignant a en général au moins deux adresses mail :

• une adresse professionnelle sur le modèle prénom.nom@ac-académie.fr ;
• une autre personnelle.

Le mail professionnel apporte de la visibilité au message envoyé. En effet, il permet d’attester du statut et de l’académie d’origine de l’expéditeur.

Il apporte de la crédibilité par rapport à une adresse personnelle qui pourrait manquer… de professionnalisme !

Enfin, il permet à l’enseignant de séparer sa vie professionnelle de sa vie personnelle.

C’est ce qu’on appelle aussi : le droit à la déconnexion, le droit de ne pas être dérangé par des mails professionnels en dehors de son temps de travail.

L’adresse professionnelle doit être utilisée pour toutes les missions de l’enseignant :

• pour préparer une sortie scolaire ;
• contacter des entreprises accueillant des élèves en stage ;
• joindre les collectivités territoriales ;
• ou encore échanger avec les parents d’élèves.

Cette adresse est à privilégier également lors d’échanges avec d’autres personnels de l’Éducation nationale.

Maintenant, quelles sont les bonnes pratiques ?

Le choix des destinataires est important. Lorsque vous rédigez un mail, les destinataires sont listés dans le champ « A : ». Le champ CC (copie Carbone) permet d’ajouter des personnes qui ne sont pas les destinataires prioritaires : un autre collègue, ou un supérieur par exemple. Le champ CCI (copie carbone invisible) permet d’envoyer un même message à plusieurs personnes sans qu’elles n’aient accès aux adresses des autres destinataires.

Pour garantir la confidentialité mais aussi pour limiter la possibilité d’utiliser le « Répondre à tous », cette option est à privilégier. En effet, si par malheur on utilise l’option "Répondre à Tous", un simple mail peut faire boule de neige… et se transformer en une avalanche de courriers indésirables ! L’option « Répondre à tous » n’est à utiliser que si la réponse est intéressante pour l’ensemble des destinataires.

Il est conseillé de définir une signature. Les services de messagerie vous permettent d’éditer un bloc signature pour préciser vos fonctions et votre établissement d’affectation. Choisir un objet approprié permet de clarifier votre message et permettra aux destinataires de mieux le retrouver plus tard. Limitez votre message à une seule idée principale. Sinon, n’hésitez pas à envoyer plusieurs messages, avec différents objets. Si votre texte est trop long, il risque de ne pas être lu attentivement par tous. Vous pouvez alors recourir à une pièce jointe en PDF, qui est accessible tous types d’appareils et imprimable si besoin.

Voyons maintenant du côté de l’Espace numérique de travail : l’ENT. Pour communiquer avec les parents d’élèves, ce canal est recommandé, notamment pour des raisons de protection des données personnelles. Si vous n’avez pas d’ENT, il est possible d’utiliser son mail académique. Bien sûr, on dispose toujours du carnet de correspondance, qui peut être le plus approprié dans certaines circonstances !

Enfin, n’oublions pas la question des données personnelles. Bien que les réseaux sociaux soient des outils pratiques et puissants, ils ne peuvent pas être utilisés pour une communication vers les familles et les élèves notamment pour des raisons de protection des données personnelles. Il faut donc utiliser au maximum les possibilités offertes par les ENT ou les logiciels de vie scolaire. Si cela ne suffit pas, il est possible d’avoir recours aux outils autorisés par votre responsable de traitement, et inscrits au registre des traitements de votre structure. Pour plus d’informations, tournez-vous vers le délégué à la protection des données académique, dont l’adresse mail est par exemple dpd@ac-lyon.fr.

Dans la jungle des canaux de communication, vous êtes désormais prêts à trouver votre chemin et à choisir le bon outil selon vos interlocuteurs.

Crédits

• Scénario : Nicolas Sedel, Corentine Gasquet, Matthieu Boucher
• Direction de publication : Marie-Caroline Missir
• Production : Réseau Canopé
• Partenariat : Pix
• Licence : CC BY-NC-ND 4.0 Ressource produite avec le soutien du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse